Gestion des bénévoles, 10 étapes pour un événement à succès!

Ce que vous voulez: Vous voulez organiser une corvée d'entretien dans un sentier avec un bon nombre de bénévoles qui se réunissent dans le stationnement en temps voulu. Vous voulez que le propriétaire du parc vous accueille à bras ouverts, reconnaisse ceux qui reviennent, invite les nouveaux à se joindre à vous. Vous voulez que le propriétaire du parc vous présente le certificat "bénévoles de l'année" et que vos 10 meilleurs bénévoles reçoivent un laissez-passer gratuit pour le parc selon le nombre d'heures passées...

Ce que vous avez besoin: Un groupe de bénévoles qui se présentent en temps voulu, un propriétaire optimiste et prêt à s'impliquer dans des projets communautaires, et un système pour gérer le temps des bénévoles.

Étapes 1-4 Préparation

1. Décidez ce que vous voulez et comment vous y arriverez

Établissez une liste des objectifs du projet, puis sous-divisez en objectifs et tâches. Listez toutes les actions nécessaires, incluant les rencontres avec les propriétaires, les communications, l'organisation des outils, et le support des entreprises locales. Estimez le temps nécessaire et le nombre de volontaires requis pour compléter le projet.

2. Trouvez de l'aide

Trouvez d'autres bénévoles pour répartir la charge de travail et déléguez. Vous ne pourrez pas être efficace seul. Développez un bon plan alternatif et établissez une équipe qui pourrait vous remplacer si requis.

3. Soyez un fin stratège

Développez une cédule régulière en avance. Que ce soit annuel (l'action de grâce), mensuel (second dimanche du mois) ou hebdomadaire (jeudi soir), avoir un horaire régulier permet de mieux organiser les horaires de tout le monde. Placez des annonces de l'événement aux endroits stratégiques: boutiques de vélo et de plein air, journaux locaux, radio, indication au début du sentier, etc. Laissez savoir que vous organisez quelque chose. Organisez une pyramide téléphonique et rappelez 1 semaine à l'avance pour valider la présence de tout le monde.

4. Invitez vos invités

Le propriétaire du terrain est le premier nom sur votre liste d'invités. Invitez aussi tous ceux qui pourraient bénéficier de vous voir en action. Essayez avec les journalistes, stations de radio, maire de la municipalité, députés, ministres, responsables des parcs (tel que les gestionnaires de la SÉPAQ). N'ayez pas peur de contacter la télévision locale et les journaux, ils recherchent constamment de bonnes histoires.

Étapes 5-8 La grande journée

5. Orientation

La communication est la clé. Commencez par introduire les personnes contacts tel que le personnel du parc, les organisateurs de l'événement, les chefs d'équipes et si le groupe est réduit, chaque personne. Faites signer à chaque personne une décharge de responsabilité et donnez les instructions de sécurité ainsi que la formule générale de la journée. Comptez le nombre de personnes et assignez les équipes. Gardez une équipe en arrière pour accueillir les retardataires.

6. Structurez la journée Une corvée à succès doit inclure les 3 ingrédients suivants:

A) Amusement. Ne vous prenez pas trop au sérieux, soyez humoristique, fournissez de la nourriture, encouragez les compétitions amicales, et ajoutez une activité sociale à la fin. (BBQ, ride, fin de journée à la brasserie)

B) Éducation. Offrez d'enseigner de nouvelles techniques, démontrez l'utilisation de nouveaux outils ou demandez au responsable du parc de vous raconter l'histoire du parc durant l'heure du lunch.

C) Accomplissement. Regroupez les chefs d'équipe et leurs groupes avec des tâches qui sont dans leurs limites et capacités selon le temps disponible. Évitez de laisser des tâches à moitié complétées parce que le résultat pourrait ne pas être sécuritaire pour les utilisateurs.

7. Signalisation

Installez des cônes de signalisation, des drapeaux ou des rubans à l'entrée des sentiers pour avertir les autres usagers que vous travaillez les pistes. Créditez les efforts de votre équipe, encouragez les autres à se joindre à votre organisation et/ou participer à votre prochaine corvée. Ne laissez pas vos bénévoles discréditer ou harceler les autres utilisateurs qui passent par-là. Soyez positif et encouragez les à venir la prochaine fois. Offrez une copie de la newsletter de votre club ou une feuille d'information.

8. Soyez un bon superviseur

Travailler avec les bénévoles est important, mais garder le déroulement du travail en douceur, en fournissant des encouragements et en suivant la progression des avancements est carrément essentielle. Donnez des instructions claires et expliquez les standards et spécifications pour que les bénévoles et chefs d'équipes puissent comprendre le "pourquoi" et le "comment". Prenez des notes et des photos, spécialement le "avant / après", pour inclure dans les archives de votre projet.

Étapes 9-10 Assurez un suivi

9. Reconnaissance

Tout le monde aime savoir qu'ils sont appréciés. Assurez-vous de remercier tout un chacun d'être venu à l'événement. Vous pouvez même fournir un petit souvenir tel qu'une gourde d'eau, un t-shirt ou un coupon-rabais pour leur rappeler l'activité. Par la suite, complétez un rapport sur l'événement pour publier dans votre newsletter ou rapport annuel. Reconnaissez la valeur des bénévoles les plus impliqués au party de fin d'année du club. Vos notes de travail et les décharges de responsabilité signées vont vous permettre de donner du crédit à ceux qui le méritent le plus.

10. Archivez

Il est très important de garder une archive du temps mis dans la préparation du projet, la réalisation du projet en tant que tel et le nombre de bénévoles / heures accomplies. Ces informations vous aideront à planifier votre prochain événement et pour faire la promotion de l'implication de votre club. Les dons monétaires sont plus faciles à avoir quand vous pouvez démonter votre implication et vos projets réalisés. Partagez cette information avec l'ADSVMQ et IMBA, qui compilent le nombre de kilomètres et d'heures de travail accomplis afin d'augmenter la crédibilité des cyclistes de montagne.

Un dernier point. Ne prenez pas ça trop à cœur. Souvenez-vous d'avoir du plaisir, gardez l'activité intéressante et aidez les autres à faire une différence. Bonne chance!

Traduit par : Jérôme Pelland

Source: Volunteer Management, 10 Steps for Successful Events

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